Cambiar de administradora es una de las decisiones que más tensión genera dentro de una junta directiva — no por el trámite en sí, sino por el riesgo de perder información en el camino: contratos vigentes, saldos pendientes, historial de mantenimiento. La mayoría de los conflictos que vemos al recibir un condominio nuevo no vienen de la decisión de cambiar, sino de una transición mal documentada.

Esto es lo que revisaríamos, en orden, si estuviéramos en el lugar de la junta.

1. Antes de convocar la asamblea

• Pedir a la administración actual un corte de cuentas a una fecha específica, no «al día de hoy» de forma ambigua.
• Solicitar el estado de la cartera vencida: quién debe, cuánto y desde cuándo.
• Reunir los contratos vigentes con proveedores (seguridad, limpieza, mantenimiento de ascensores, áreas verdes).

2. En la asamblea

• La decisión de cambiar de administrador corresponde a la asamblea de copropietarios, conforme a la Ley de Propiedad Horizontal vigente en Ecuador — confirma con la directiva actual cuál es el quórum y la mayoría requerida en tu reglamento interno.
• Deja constancia en el acta de la fecha de corte para la entrega-recepción.
• Define, por escrito, quién queda como responsable de custodiar la documentación mientras se completa la transición.

3. Durante la entrega-recepción

• Acta de entrega-recepción firmada por ambas partes, con inventario de documentos, llaves, equipos y claves de acceso a sistemas.
• Conciliación bancaria de las cuentas del condominio a la fecha de corte.
• Listado de reclamos o mantenimientos abiertos que quedan pendientes de resolver.

4. Primeras dos semanas con la nueva administradora

• Confirmar que los proveedores actuales fueron notificados del cambio de contacto para pagos y coordinación.
• Validar que los residentes reciban el nuevo canal de comunicación y reporte de reclamos.
• Revisar que los saldos heredados coincidan con lo documentado en la entrega-recepción.

Lo que esto evita

Cuando estos cuatro pasos se documentan por escrito, la nueva administradora no empieza «a ciegas» y la junta no depende de la memoria de nadie para saber qué se acordó. Es la misma razón por la que documentamos cada condominio de la misma forma desde el primer día: no es un trámite extra, es lo que evita que un reclamo o un pago se pierda en la transición.